- アウトドアウェディングのタイムスケジュールってどう作ったら良い？
- タイムスケジュールはあった方が良い？
そんな疑問に答えていきます。
※この記事を書く僕たちは、実際にキャンプ場でウェディングパーティーをしています。
»キャンプ場ウェディングの写真
Contents
タイムスケジュールは絶対に作ろう
実物公開の前に、「タイムスケジュールは絶対に作ったほうが良い」という話です。
タイムスケジュールを元にして、全てのスタッフは動きます。
当日は新郎新婦は、主役なので何か問題があっても、自分で解決したり指示をしたりすることはできません。
できる限り細かく、詳細にタイムスケジュールを書きましょう。
パーティーが成功するかどうかは「タイムスケジュールにかかっている」といっても過言ではありません。
アウトドアウェディングのタイムスケジュール実物公開
僕たちのキャンプ場ウェディングのタイムスケジュールの実物はこちらです。
グリーンの線の部分には人名（担当者名）が入っています。
細かい所は5分刻み、歓談などは20分刻みくらいで書いています。
ポイントは、下記の4点です。
- 担当スタッフ名を明記
- 備品を明記
- お金の管理方法
- 進行に余裕を持つ
解説していきます。
①担当スタッフ名を明記
スケジュールには、各スタッフの担当者名まで書きましょう。
担当者があやふやだと、漏れや重複（作業しようと思ったら終わっていた）の原因になります。
担当者1名（状況に応じて2,3名）を必ず決めておきましょう。
②備品を明記
パーティーでは多くの備品が必要です。
僕たちの場合は、ケーキ入刀代わりの魚の放流と魚のつかみ取りというイベントがあったため、金魚鉢やタモ、魚引換券の用意が必要でした。
必要な備品を忘れずに用意できるよう、タイムスケジュールに明記するようにしましょう。
タイムスケジュールと必要備品を別々の用紙で管理してしまうとミスの元です。
全ての事柄がタイムスケジュールを見れば分かるようにしておきましょう。
③お金の管理
重要なのが「お金の管理」です。
ウェディングパーティーの受付のお金は大金です。100万円近くの現金があります。
アウトドアウェディングを自分たちで企画する際、受付はスタッフ（もしくは友人）が手伝うことになるはずです。
お金の管理を曖昧にしてしまうと、盗難などイザということがあった場合に友人関係が壊れる可能性があります。
そうならないように管理しましょう。
僕たちの場合は、僕の車の中に受付後の金庫を保管することにしました。
そうすれば、キャンプ場内で保管するよりも安心感は増します。
もし車の中で保管して盗難にあっても「自分（僕自身）の管理方法が甘かった。仕方がなかった。」と諦めがつきます。
お金は最終的に何かあっても、「自分の責任」と思えるように管理しておくとスタッフの人の気が楽になります。
上記のことをスタッフ全体で周知しておくために、タイムスケジュールに明記しておきましょう。
④進行に余裕を持つ
そして最後に「進行に余裕を持つ」ことが大切です。
ポイントは2点です。
- イベントの後に歓談の時間をとる
- 予定が遅れることを想定しておく
ひとつめは、「イベントの後に歓談の時間をいれること」です。
ケーキ入刀、ゲーム、余興のようなイベントは時間が押しがちです。それらのイベントの後には歓談の時間を入れて、時間調整ができるようにしておきましょう。
ふたつめは、「予定が遅れることを想定しておく」ということです。
僕たちの場合は、「セレモニー開始（14:30）」「見送り（17:30）」で予定を組んでいましたが、帰りのバスの出発は「18:15」で予定をしていました。
進行が遅れる可能性も頭に入れて、バスに乗れないという最悪の事態だけは回避できるようなスケジュールを組んでいました。
タイムスケジュールで足りなかった点
僕たちのアウトドアウェディングのタイムスケジュールで足りなかったと思う点を紹介します。
- 担当スタッフの明記
- 雨の日プランの用意
ひとつめは、上記でポイントで挙げた中のひとつ「担当スタッフの明記」です。
具体的には、「飲み物を適宜補充」という項目があるのですが、これに割り振りをしていませんでした。
そのため、途中で飲み物がない状態になったようです。
「乾杯後に飲み物補充（担当：◯◯）」のように明記しておけば防げたミスです。
ふたつめは、「雨の日プランの用意」です。
僕たちのパーティーは、当日の午前まで雨が降っていて、芝生がグチャグチャだったため、ゲームを一部変更、中座を中止しました。
しっかりと雨の日プランを作成しておけばよかったのですが、直前は他の準備もあってバタバタしていたので、手が回りませんでした。
事前に雨の日プランを用意しておくと、当日最適な時間配分になるはずです。
まとめ：タイムスケジュールは最重要事項
タイムスケジュールは本当に大事です。
アウトドアウェディングという通常のパーティーとは異なるパーティーをする場合には特に大事です。
何度も実際のパーティーをイメージしながら当日のスケジュール・動きをイメージしておきましょう。
考えれば考えるほど、当日のパーティーは良いものになるはずです。
